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Assistenz der Geschäftsführung & Office Manager (m/w/d)
Компания: Frese Recruiting GmbH
Город: Cologne
**Frese Recruiting GmbH, Köln** Du behältst den Überblick, wenn es voll wird, und erledigst Dinge, bevor jemand danach fragen muss? Dann werde die rechte Hand unseres Gründers. Frese Recruiting bringt internationale Fachkräfte aus über 10 Ländern ins deutsche Gesundheitswesen. Über 600 Fachkräfte haben wir vermittelt, über 300 Praxen betreuen wir, von Köln und Bangalore aus. Und wir wachsen stark. Diese Stelle ist bewusst eine Mischung. Morgens bereitest du ein wichtiges Meeting vor, mittags gehst du ans Telefon, nachmittags schreibst du eine Rechnung. Wer genau diese Abwechslung sucht, ist hier richtig. **Deine Mission** Du nimmst unserem Geschäftsführer den Organisationsaufwand ab, damit er sich auf das Wachstum des Unternehmens konzentrieren kann. Gleichzeitig sorgst du dafür, dass im Büro alles läuft. Du bist keine Terminverwaltung, sondern ein echter Sparringspartner im Alltag. Du denkst mit, hakst nach und hältst die Fäden zusammen. **Das verantwortest du** **Assistenz der Geschäftsführung** * Du organisierst Kalender, Termine und Reisen. * Du bereitest Meetings vor und nach, inklusive Unterlagen, Protokollen und nächsten Schritten. * Du behältst wichtige Aufgaben und Fristen im Blick und hakst nach, bis sie erledigt sind. * Du sortierst Anfragen vor und bereitest Antworten vor. * Du erstellst Präsentationen, Dokumente und Entscheidungsgrundlagen. * Du übernimmst Sonderaufgaben und kleine Projekte direkt aus der Geschäftsführung. **Backoffice und Organisation** * Du gehst ans Telefon und bist für Kunden und Partner die erste Stimme von Frese Recruiting. * Du schreibst einzelne Rechnungen und unterstützt bei Belegen und Zahlungsthemen. * Du kümmerst dich um Post, Ablage, Verträge und Dokumente. * Du organisierst den Büroalltag, von Bestellungen bis zu Dienstleistern. * Du unterstützt bei Team-Terminen, Events und Messen. **Das brauchst du:** * Du hast Erfahrung als Assistent, Office Manager oder in einer vergleichbaren Rolle im Backoffice. * Du arbeitest selbstständig, setzt Prioritäten und brauchst keine Einzelanweisungen. * Du denkst mit und sprichst an, wenn dir etwas auffällt. * Du bist am Telefon freundlich und bleibst auch bei schwierigen Gesprächen souverän. * Du gehst diskret mit vertraulichen Informationen um. * Du schreibst und sprichst sehr gut Deutsch und gut Englisch. * Du arbeitest sicher mit Office-Tools und probierst neue Software gern aus. * Du bist dir für keine Aufgabe zu schade, egal ob Strategiepapier oder Paketannahme. **Das ist ein Plus:** * Grundkenntnisse in Buchhaltung und Erfahrung mit Rechnungsprogrammen * Erfahrung mit KI-Tools im Arbeitsalltag * Erfahrung in einem schnell wachsenden Unternehmen * Berufserfahrung im Recruiting oder Gesundheitswesen * Weitere Fremdsprachen **Das bekommst du** * **Nähe zur Geschäftsführung:** Du arbeitest direkt mit dem Gründer und bekommst Einblick in alle wichtigen Entscheidungen. * **Abwechslung:** Kein Tag gleicht dem anderen. * **Verantwortung:** Du gestaltest deine Rolle und unsere Abläufe aktiv mit. * **Eine Aufgabe mit Sinn:** Praxen bekommen dringend benötigtes Personal, Patienten ihre Versorgung und Fachkräfte eine neue Perspektive für ihre Familien. * **Ein internationales Umfeld:** Du arbeitest mit Teams in Köln und Bangalore.