Текст заказа
ООО «ТрансРегион» (г. Усть-Кут) — надежный маршрут к успеху с 2017 года.
Мы – надежный партнер в сфере транспортного обеспечения: уже более 9 лет помогаем компаниям решать сложные логистические и производственные задачи. Специализируемся на предоставлении спецтехники и грузового автотранспорта под ключ – от подбора техники под специфику объекта до контроля ее работы на площадке.
Собственный автопарк позволяет нам гарантировать стабильную подачу техники, оперативно реагировать на срочные заявки и гибко подстраиваться под графики крупных проектов. Мы работаем на результат.
Наша цель: «Быть первой компанией в регионе по предоставлению высококачественной спецтехники и автотранспорта с профессиональной командой, способствуя освоению и развитию Сибири, укрепляя экономику Страны и создавая рабочие места для ее жителей».
Сейчас перед нами стоят амбициозные задачи по масштабированию и повышению эффективности. Нам нужен Офис-менеджер – «сердце» офиса. Человек, который обеспечит бесперебойную работу офиса, коммуникаций и документооборота.
Если вы любите порядок, умеете держать под контролем десятки задач сразу и хотите быть незаменимым звеном в команде — эта вакансия для вас!
Чем предстоит заниматься
Обеспечение офиса и оргтехника
Сбор заявок на канцелярию и хозяйственные товары, взаимодействие с кладовщиком.
Контроль состояния оргтехники и коммуникаций: заправка картриджей, ремонт, обслуживание.
Работа с коммуникационной системой: коммуникационный центр, система «трёх корзин» для каждого сотрудника.
Коммуникации и связь
Прием и распределение телефонных звонков и почты.
Заказ телефонов и SIM-карт, выдача, контроль закрепления
Анализ расходов и пополнение баланса
Работа с курьерскими службами и Почтой России (отправка и получение).
Работа с общей электронной почтой: ведение и контроль.
Поздравление контрагентов по e-mail с праздниками
Документооборот и делопроизводство
Регистрация входящей и исходящей документации компании.
Работа с 1С: Документооборот (контроль, обучение сотрудников, взаимодействие с IT отделом)
Заказ печатей, штампов, журналов, визиток, сувенирной продукции с логотипами.
Работа с папкой заявок: получение заявок на предоставление ТС.
Ведение папки «Пост офис-менеджера» с описанием своих действий по всем направлениям.
Поддержка транспортного блока и планерок
Подготовка к ежедневным планеркам (подключение по телемосту удаленных сотрудников).
Ведение табеля работы ТС на планерках, корректировка табеля водительского состава.
Контроль пересменки водительского состава (заезд/выезд).
Работа с личным кабинетом «Комбат»: добавление, снятие с подряда, удаление.
На время отсутствия ответственных лиц — работа с «Мажента»: регистрация водителя (смена работы)
Подача заявок на ГСМ (основная, дополнительная), работа по заявкам в личном кабинете
Запрос PIN-кода на водителя и ТС для заправки
Пропуска и личные кабинеты
Работа с личными кабинетами заказчиков: подача, аннулирование, продление пропусков на сотрудников и ТС.
Работа в системе «Интеллект» по оформлению и продлению пропусков на объекты
Работа в системе СМА БРД по добавлению ТС и водителей.
Своевременная подача заявок на печать пропуска на АйПи при продлении или перевыпуске пропуска.
Взаимодействие с заказчиками и подрядчиками.
Командировки и билеты
Приобретение билетов, оформление отчетных документов
Работа в личных кабинетах «РЖД» и «Автоколонна».
Закупки и администрирование
Работа с Ozon и DNS: заказ товаров для нужд компании.
Работа с чатами компании: добавление/удаление, контроль, ведение общего чата.
Работа по созданию электронной почты для новых сотрудников
Архивирование фото компании (праздники, работа на объектах, важные события)
Выполнение поручений руководителя.
Что мы ожидаем
Уверенное владение ПК и офисной техникой, знание 1С (желательно 1С: Документооборот).
Опыт работы офис-менеджером, секретарем или администратором — будет преимуществом.
Отличные коммуникативные навыки, грамотная устная и письменная речь.
Системность, аккуратность, ответственность, умение работать с большими объемами информации и соблюдать сроки.
Готовность работать в динамичной среде и быть надежной опорой для команды.
Что мы предлагаем
Оформление по Трудовому кодексу РФ, график работы 5/2.
Работа в г. Усть-Кут, в центре города.
Дружная команда профессионалов и адекватное руководство.
Белая зарплата без задержек; размер обсуждается по итогам собеседования и зависит от опыта.
Обучение за счет компании.
Если вы готовы стать частью команды профессионалов и внести вклад в развитие Сибири — ждем вашего отклика!
Откликнуться можно в личных сообщениях или по указанным контактам.