Текст заказа
АТОМЭКСПО — компания, которая организует выставки, форумы и деловые мероприятия и работает по контрактам с внешними заказчиками. Каждая дата в контракте — это обязательство, за которое компания отвечает.
Мы создаём новое подразделение — отдел контроля, отчётности и делопроизводства (ОКОД), подчиняющийся напрямую генеральному директору.
Его задача — независимый контроль исполнения контрактных обязательств, качественная и своевременная контрактная отчётность, централизованное делопроизводство и сохранность договорной документации.
Ищем руководителя, который построит это подразделение с нуля: выстроит процессы контроля и отчётности и обеспечит, чтобы генеральный директор всегда знал реальное состояние обязательств, рисков и готовности отчётности.
Обязанности
1\. Организация независимого контрактного контроля:
\- анализ заключённых контрактов, выявление обязательств компании перед заказчиками и сроков их исполнения;
\- формирование и актуализация единого реестра контрактных обязательств;
\- независимый мониторинг исполнения обязательств, своевременное выявление отклонений;
\- контроль устранения выявленных нарушений ответственными проектными подразделениями;
\- оперативное информирование генерального директора о существенных рисках, просрочках и неустранённых нарушениях;
\- подготовка регулярной управленческой информации о состоянии исполнения обязательств.
2\. Организация контрактной отчётности:
\- анализ требований контрактов к содержанию, составу и срокам отчётности;
\- установление внутренних сроков предоставления материалов проектными командами;
\- организация подготовки содержательных отчётов штатным специалистом и привлекаемыми исполнителями;
\- контроль структуры, полноты, качества оформления и соответствия отчётов требованиям заказчика;
\- согласование достоверности фактических сведений с руководителями проектных департаментов;
\- контроль подготовки и комплектности финансовых отчётов совместно с бухгалтерией;
\- направление согласованной отчётности заказчикам, сопровождение её рассмотрения и контроль подтверждений принятия;
\- работа с замечаниями заказчиков, включая мотивированные отказы, повторную сдачу и учёт причин возвратов.
3\. Централизованное делопроизводство:
\- организация приёма, регистрации и распределения официальной корреспонденции, единый корпоративный почтовый ящик;
\- контроль исполнения резолюций ГД во взаимодействии с помощником ГД;
\- контроль оформления исходящих документов по корпоративным стандартам;
\- организация подготовки документов к подписанию, регистрации и отправки подписанных документов с фиксацией подтверждений;
\- контроль соблюдения регламента документооборота.
4.Договорный архив и документация по проектам:
\- организация ведения единого реестра договоров и дополнительных соглашений;
\- сохранность оригиналов договоров и формирование электронного архива;
\- поэтапная приёмка договорного архива из юридической службы по актам и описям;
\- контроль учёта выдачи и возврата оригиналов;
\- учёт документов по доходным и расходным договорам проектов, реестр недостающих документов;
\- контроль получения подписанных заказчиками УПД во взаимодействии с проектными подразделениями и бухгалтерией.
Что мы ждем от Вас:
\- высшее образование (управление, аудит, юриспруденция, документооборот, управление проектами или смежные направления);
\- опыт работы с государственными контрактами, включая требования к содержательной и финансовой отчётности;
\- опыт организации процессов контроля исполнения договорных обязательств, контрактной отчётности, проектного администрирования или документооборота;
\- опыт координации работы нескольких подразделений и взаимодействия с руководителями;
\- практический опыт подготовки, проверки или организации сдачи договорной и иной обязательной отчётности;
\- опыт управления сотрудниками либо самостоятельного управления функциональным направлением;
\- опыт внедрения или совершенствования регламентов и контрольных процедур;
\- умение анализировать условия договоров: выделять обязательства, сроки, требования к отчётности и документам;
\- навыки формирования реестров, контрольных таблиц, графиков и управленческих отчётов;
\- уверенная работа с Excel, Word и электронными системами документооборота;
\- умение организовать подготовку содержательных отчётов по материалам нескольких исполнителей;
\- понимание принципов договорного документооборота, регистрации, хранения и архивирования;
\- умение грамотно составлять деловые документы и официальную корреспонденцию;
\- способность систематизировать большие объёмы информации и выявлять риски.
Ключевые личные качества: системность (строить устойчивый процесс, а не контролировать задачи вручную), самостоятельность в решениях, принципиальность в соблюдении сроков и правил независимо от должности собеседника, конструктивность без избыточной бюрократии, внимание к деталям, ответственность за результат подразделения, проактивность, организаторские способности, деловая коммуникация с руководителями и заказчиками, стрессоустойчивость при параллельных процессах и жёстких сроках.
Преимуществом будет:
\- опыт в проектных компаниях, организации мероприятий, выставочной и конгрессной деятельности;
\- опыт взаимодействия с подразделениями заказчиков, принимающими отчётность;
\- опыт работы с мотивированными отказами в приёмке отчётности;
\- опыт внедрения электронного документооборота и автоматизации процессов в 1С;
\- опыт организации договорного архива и передачи документации между подразделениями;
\- опыт управления небольшой командой с привлечением внештатных специалистов.
Кому, скорее всего, не подойдёт:
\-специалисты с опытом только регистрации и архивирования документов — без понимания контрактного контроля и отчётности;
\- те, кто не готов самостоятельно взаимодействовать с руководителями других подразделений;
\- те, кто предпочитает фиксировать нарушения, вместо того чтобы организовать их своевременное выявление и устранение;
\- те, кто стремится подменять руководителей проектов в оперативном управлении;
\- те, кто не способен выстроить процессы и организовать работу подчинённых.
ЧТО ПРЕДЛАГАЕМ
* офис в Москве, график 9/10–18/19, пятница — короткий день;
* прямое подчинение генеральному директору: видение бизнеса изнутри и доступ к первому лицу;
* создание подразделения с нуля: процессы, регламенты и стандарты — ваши;
* уровень заработной платы обсуждается с успешным кандидатом:
* задачи, где виден результат, интересные задачи;
* команду, которая любит своё дело и ценит людей, доводящих до конца.
КАК ПОПАСТЬ К НАМ: откликнитесь с сопроводительным письмом и ответьте на наши вопросы:
1\. Имеется ли у вас опыт организация независимого контрактного контроля при закрытии государственных контрактов? Имеется ли у Вас опыт организации с "0" процесса делопроизводства согласно нормам законодательства? Расскажите подробнее.
2\. Оцените свой уровень по ключевым обязанностям из нашей вакансии (что предстоит делать):
* Организация независимого контрактного контроля
* Организация контрактной отчётности
* Централизованное делопроизводство
* Договорный архив и документация по проектам
Укажите точки роста и показатели с высоким уровнем экспертности.
3\. Укажите ваши ожидания по заработной плате и ваши приоритеты при выборе места работы.
Мы читаем каждый отклик.