Текст заказа
ООО "Эдвансд Фарма"-фармацевтическое предприятие с налаженными процессами. В компании имеется поток входящей и исходящей корреспонденции, активная внутренняя коммуникация и регулярная потребность в административной поддержке подразделений. Нам нужен секретарь, который обеспечит бесперебойную работу административного контура: документооборот, коммуникации, хозяйственное сопровождение.
Чем предстоит заниматься:
* Приём и распределение телефонных звонков, первичная фильтрация обращений, фиксация срочных сообщений и оперативная передача информации руководителю.
* Работа в системе электронного документооборота: регистрация входящих/исходящих документов, контроль сроков исполнения, маршрутизация, согласование и архивное хранение.
* Ведение деловой переписки (в том числе подготовка писем, запросов, уведомлений) и поддержка внутреннего документооборота, формирование отчётности по поручениям.
* Учёт, систематизация и хранение документации в соответствии с номенклатурой дел; обеспечение сохранности и конфиденциальности документов.
* Взаимодействие с внешними подрядчиками: координация работы курьеров, клининговых служб, иных сервисных организаций.
* Обеспечение жизнедеятельности офиса: заказ питьевой воды, канцелярских товаров, расходных материалов; контроль наличия запасов и своевременного пополнения.
* Административная поддержка сотрудников компании: осуществление внутренних информационных рассылок, приём и учёт заявок, выполнение текущих поручений руководителя и смежных подразделений.
* Отправка, получение и регистрация почтовой корреспонденции, контроль сроков доставки, оформление сопроводительных документов.
Что мы ожидаем от кандидата:
* Опыт административной работы (секретарь, делопроизводитель, помощник) — от 1 года.
* Владение иностранным языком (английский) — будет преимуществом.
* Уверенное владение MS Office (Word, Excel, Outlook), опыт работы в системах электронного документооборота (СЭД) — будет преимуществом.
* Грамотная устная и письменная речь, понимание норм деловой коммуникации.
* Организованность и внимательность: при небольшом потоке корреспонденции критически важно не терять ни одного документа и не пропускать сроки.
* Умение спокойно и тактично общаться с сотрудниками и внешними контрагентами, грамотно расставлять приоритеты в разнородных задачах.
Что мы предлагаем кандидату:
* Официальное оформление по ТК РФ, стабильная заработная плата.
* Спокойный, предсказуемый ритм работы: небольшой поток корреспонденции позволяет выстраивать процессы системно и не работать в режиме постоянной спешки.
* Понятные регламенты и инструменты для работы: шаблоны документов, инструкции, доступ к СЭД.
* Возможность упорядочить административные процессы: мы ценим аккуратность и системный подход — готовы поддержать разумные улучшения в организации документооборота и хозяйственном обеспечении.
* Комфортные условия в офисе и доброжелательная рабочая среда.