Sachbearbeiter/in Sekretariat & IT Koordination 50-60%

Zürich | 50 - 60% | per sofort oder nach Vereinbarung
Du bist ein Organisationstalent, hast Freude an digitalen Lösungen und behältst auch in einem lebhaften Arbeitsumfeld den Überblick? Dann erwartet dich bei uns eine abwechslungsreiche Aufgabe, in der du sowohl deine administrativen Fähigkeiten als auch dein Flair für IT und digitale Prozesse einbringen kannst.
Aufgaben
* Du bist die erste Anlaufstelle für das Team bei Fragen und Problemen rund um unsere Fachapplikationen und übernimmst die Rolle als Super User/in.
* Du eröffnest Support-Tickets, überwachst deren Bearbeitung und koordinierst die Anliegen mit unserem IT-Dienstleister Digisol.
* Du fungierst als Bindeglied zwischen unserem Team und Digisol und stellst eine zielgerichtete Kommunikation sicher.
* Du unterstützt bei Bedarf im First Level Support für das Extranet.
* Du übernimmst die Stellvertretung für die Betreuung unseres Tools für das Veranstaltungsmanagement sowie unserer Website.
* Du unterstützt das Team bei der Einführung neuer Prozesse und Systeme und wirkst aktiv in IT-Projekten mit
* Du organisierst zusammen mit deinen zwei Kolleginnen das Sekretariat und stellst einen effizienten und professionellen Ablauf der administrativen Aufgaben sicher.
* Du führst die Geschäftskontrolle und sorgst für eine zuverlässige Erfassung und Nachverfolgung der Geschäfte.
* Du bearbeitest den Posteingang und Postversand, organisierst den Aktenbeizug und kümmerst dich um die Rücksendung und Archivierung von Akten.
* Du erledigst administrative Arbeiten im Zusammenhang mit Rechtskraftabklärungen, Aktenverzeichnissen und Fallabschlüssen.
* Du bereitest Auszahlungen im Rahmen von Opferhilfeverfahren vor und übernimmst die Kontierung allgemeiner Rechnungen.
* Du nimmst Telefonanrufe entgegen, leitest diese weiter und beantwortest einfachere Anfragen selbstständig.
* Du organisierst Termine, Sitzungen und Veranstaltungen und führst die Teamagenda und protokollierst Sitzungen.
Das bringst du mit
* Du verfügst über eine kaufmännische Grundausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation.
* Du bringst Erfahrung in der Sekretariatsführung und in der administrativen Unterstützung eines Teams mit.
* Du hast eine hohe IT-Affinität und interessierst dich für digitale Anwendungen, Systeme und Prozesse.
* Du bist versiert im Umgang mit den gängigen MS-Office-Anwendungen und findest dich rasch in neuen Fachapplikationen zurecht.
* Du arbeitest selbstständig, strukturiert, sorgfältig und dienstleistungsorientiert.
* Du bist kommunikativ, lösungsorientiert und hast Freude daran, unterschiedliche Anspruchsgruppen zu unterstützen.
* Du behältst auch in hektischen Situationen den Überblick und setzt die richtigen Prioritäten.
* Du bist teamorientiert, flexibel und packst gerne mit an.
* Du bringst idealerweise Erfahrung im Projektumfeld oder in der Zusammenarbeit mit externen IT-Dienstleistern mit.
Dein Kontakt
Ami-Sahra Buchmeier
Leitung Sekretariat
Telefon: [контакт скрыт]
Ramona Linke
HR Business Partner
Telefon: [контакт скрыт]
Liebe Personaldienstleister! Leider können wir keine Dossiers berücksichtigen, die mit Honorarforderungen verbunden sind. Es werden ausschliesslich Direktbewerbungen beantwortet und im Auswahlverfahren berücksichtigt.
Über uns
Wir von der Kantonale Opferhilfestelle sind zuständig dafür, dass Opfer von Gewalttaten die notwendige Unterstützung erhalten. Wir beurteilen Gesuche um finanzielle Opferhilfeleistungen gestützt auf das Opferhilfegesetz in einem schriftlichen Verwaltungsverfahren und sind unter anderem zuständig für die Beaufsichtigung und Finanzierung der anerkannten Opferberatungsstellen.
Mitten im Leben: Die Direktion der Justiz und des Innern des Kantons Zürich umfasst ein vielseitiges Aufgabenfeld. Es reicht von Strafverfolgung, Justizvollzug und Opferhilfe über Gemeinden und Statistik bis hin zu Kulturförderung, Gleichstellung und Integration. Damit trägt die Direktion in wichtigen Bereichen zum Funktionieren des Kantons bei.